Реальная автоматизация
- оптимизация бизнес-процессов;
- снижение затрат;
- повышение прибыльности.
*Символ реальной автоматизации — дикий кабан, умный, настойчивый, упорный и трудолюбивый.
Как мы будем работать
- Обследование и проектирование
- обследование бизнеса;
- сбор требований;
- определение целей и задач автоматизации;
1 - Создание системы автоматизации
- внедрение программ, доработка, ввод данных;
- настройка оборудования;
- обучение сотрудников;
2 - Запуск и последующее
сопровождение- запуск системы в эксплуатацию;
- оптимизация работы;
- техническая и консультационная поддержка пользователей;
3
Автоматизация бизнеса
- для каждого клиента своя стратегия;
- эффективно для бизнеса любого размера;
- стоимость напрямую зависит от объема и сложности задачи.
Кейсы "Реальная автоматизация"
В 2022 г появилась необходимость создания и внедрения системы лояльности. Для реализации поставленной задачи компания «Portal-Z» предложила следующее решение: запуск стандартной бонусной системы с интеграцией телеграм и смс-верификации.
Требования к конфигурации:
— предлагаемое расширение телеграм бота работает в конфигурации на релизе 11.5;
— Интегрирование Телеграм бота и смс-верификации осуществляется с помощью внешних расширений без внесения изменений в конфигурацию.
Описание возможностей работы с интегрированным расширением Телеграм.
В торговых точках размещен QR-код. Клиенту, отсканировавшему QR-код, предоставляется ссылка. При переходе по ссылке, открывается Телеграм-чат с ботом. Далее по команде /start начинается диалог с ботом.
Бот предлагает отправить в чат номер телефона, на которую привязана бонусная карта. После отправки телефона проверяется наличие бонусной карты, привязанной к этому номеру телефона. Если карта не найдена, клиенту предлагается регистрация новой карты.
В 1С при продаже в момент списания бонусов необходимо нажать на кнопку «Отправить код в Телеграм». Клиенту в Телеграм придет код, который необходимо ввести в 1С для подтверждения списания бонусов.
Также реализована отправка клиенту PUSH уведомлений о начислении/списании бонусов; рассылки акций.
Клиент может в любое время получить информацию в Телеграм об остатке бонусов. Для этого необходимо отправить соответствующую команду боту.
Возможно произвольное начисление бонусных баллов с возможностью ограничения срока действия баллов и с возможностью отсрочки начала действия бонусных баллов. Оформление осуществляется с помощью документа «Начисление и списание бонусных баллов» с уведомлением в Телеграм.
Описание возможностей работы с интегрированным расширением смс-верификация.
Реализовано подтверждение операций с бонусными баллами с помощью СМС, отправляемых на телефон клиента.
В функционал Рабочего места кассира добавлена верификация дисконтной карты розничного покупателя по коду через СМС на телефон клиента. Теперь, если у клиента при покупке нет с собой дисконтной карты и приложения Телеграм, он сможет подтвердить операцию с баллами через смс код.
Услуги отправки СМС оплачиваются отдельно через оператора.
Реализация автоматизации системы была осуществлена на основе стандартного функционала бонусной программы лояльности конфигурации УТ 11 с интеграцией внешних расширений Telegram-бота и смс-верификации.
Разработка Telegram -бота для программы лояльности позволила:
— экономить на смс-сообщениях;
— взаимодействовать с клиентом при подписке на Telegram-бот (отправлять акции, пуш-уведомления);
— клиентская база расположена на сервере клиента без передачи ее третьим лицам, без зависимости от стоимости услуг третьих лиц, без дальнейших дополнительных затрат (любые внешние дисконтные системы кроме стоимости внедрения имеют стоимость обслуживания клиентской базы).
Программные продукты: 1С: Управление торговлей ПРОФ 8.
Количество автоматизированных рабочих мест: 5.
Длительность проекта: 1 мес.
Дата: 21.12.2022
Перед компанией франчайзи «Portal-Z» поставлены следующие задачи:
— организация ведения учета и отражения хозяйственных операций в базе 1С: Управление торговлей 11.5;
— настройка синхронизации 1С: Бухгалтерия 3.0 и 1С: Управление торговлей 11;
— техническая организация работы с маркированной продукцией.
Были выполнены следующие работы:
1. Установка и первичная настройка программы;
2. Настройка синхронизации 1С: Бухгалтерия 3.0 и 1С: Управление торговлей 11;
3. Перенос нормативно-справочной информации и её очистка от устаревших элементов;
4. Выполнение первичной настройки конфигурации;
5. Обучение внесению начальных остатков, консультирование по мере внесения данных;
6. Регистрация в GS и получение кодом GS1 на маркируемые товары;
7. Регистрация в Честном знаке, настройка Станции управления заказами (для получения КМ и ввода в оборот), настройка в 1С подключения к СУЗ;
8. Настройка интеграции 1С: Управление торговлей 11.5 с ПО для Терминала сбора данных;
9. Настройка ЭДО в конфигурации 1С: Управление торговлей 11.5;
10. Подключение и настройка принтера этикеток;
11. Оформление заказов на КМ, получение, распечатка этикеток на КМ;
12. Оформление ввода в оборот КМ;
13. Организация ведения учета и отражения хозяйственных операций в базе 1С: Управление торговлей 11.5.
В процессе внедрения и сопровождения данного решения осуществлялись телефонные консультации.
В результате проведенных работ по автоматизации улучшить показатель по точности и скорости обработки заказов, качество обслуживания клиентов повысилось.
В настоящий момент компания «Portal-Z» осуществляет качественную, оперативную поддержку внедренного решения. Собственник имеет возможность получать оперативную и полную информацию о результатах работы, получить актуальную информацию о товарных запасах и более качественно осуществлять планирование закупок и продаж.
Программные продукты:
— «1С: Управление торговлей 8 ПРОФ»;
— Программное обеспечение для Терминала сбора данных: Mobile SMARTS: Склад 15, РАСШИРЕННЫЙ + ШИНЫ для «1С: Управление торговлей 11.5»;
— 1С: Бухгалтерия 3.0.
Количество автоматизированных рабочих мест: 7.
Длительность проекта: 1 мес.
Дата: 21.12.2022
Основной задачей оптимизации ставилась цель отразить в документе сколько раз был произведен подсчёт товара, сколько он встретился в рамках ревизии, т. е. необходимо было реализовать Историю пересчёта.
Ранее для проведения ревизии клиент использовал терминал с ПО Mobile Logistic разработчика АТОЛ и проблемы заключалась в том, что до внедрения данной доработки нельзя было определить считали ли товар в данном складе или нет. К тому же работа с документом «Пересчёт» была медленной и не эффективной.
Для реализации задачи было принято решение доработать документ «Пересчёт». Было выполнено добавление 10 колонок (максимальное количество разных мест, где может быть товар). При каждом считывании Сканером Ш К программа позиционировалась на строке с товаром в ячейке для следующего считывания. При вводе количества производилось суммирование по строке в общий Итог.
В процессе работы также выяснилось, что неудобным оказался вариант поиска товара в табличной части документа. Для устранения этого недостатка было добавлено отдельное поле в шапке документа, при вводе в него кода товара, происходил поиск по табличной части документа и, если товар найден, то позиционирование на найденной строке.
Учитывая, что для заполнения документа «Пересчёт» использовали не только ручной поиск товара, но и работу с Терминалом сбора данных, то специалистами консалт-бюро Portal-Z была произведена доработка ПО Mobile Logistic для хранения истории считывания в строке с разделителями. В дальнейшем при загрузке данных из ТСД в документ Пересчёт данная строка позволяла отразить историю пересчёта аналогично ручному вводу.
В результате выполнения доработок был получил требуемый функционал и проведение ревизий стало более быстрым и качественным.
Задача: В связи в большим количеством контрагентов и объемами реализаций у нас возникли трудности с контролем за дебиторской задолженностью и своевременным уведомлением покупателей о ней. Все работы осуществлялись в ручном режиме и требовали больших временных затрат.
Для решения поставленной задачи специалисты Portal-z сделали доработки, после внедрения которых бухгалтерия получила механизм в учетной системе со следующим функционалом:
- каждое утро запускается определенная доработка, формирующая ряд печатных форм содержащих состояние взаиморасчетов, суммы просроченной задолженности, текст предсудебных уведомлений;
- сформированные в формате PDF печатные формы отправляются через наш почтовый сервер на адреса покупателей, указанные в контактной информации;
- каждый квартал в определенное число месяца, следующего за концом квартала, производится отправка актов в формате PDF с подписью и печатью;
- еще реализован механизм учета возврата подписанных оригиналов или скан-копий отправленных актов сверок.
В результате внедрению данных механизмов на базе ПП «1С:Управление торговлей» в компании повысилась собираемость дебиторской задолженности и снизились суммы просроченных долгов и, конечно же, уменьшились временные затраты на подготовку всей необходимой информации.
Задача: В связи с введением требований законодательства об обязательном применении ККТ встала задача автоматизации структуры холдинга, отвечающей за розничную реализацию продукции населению.
В результате первичного обследования специалистами «Portal-Z» было предложено автоматизировать розничные точки с помощью мобильных смарт-терминалов «ЭВОТОР» и интеграции их с учетной системой «1С:Комплексная автоматизация, редакция 1.1».
Особенностью проекта были сжатые сроки и необходимость обучения персонала, работающего на торговых точках системе автоматизации.
При реализации проекта потребовалась серьезная переработка механизмов обмена в связи с нестандартным использованием единиц измерения в основной учётной системе.
В рамках проекта автоматизации специалистами «Portal-Z» были выполнены следующие работы:
- первичное обследование и составление проекта автоматизации;
- поставка торгового оборудования: кассовые терминалы, ФН;
- произведена активация ФН и регистрация кассовых терминалов в кабинетах ИФНС и ОФД;
- проведено обучение персонала в торговых точках;
- реализована интеграция с учетной системой «1С:Комплексная автоматизация 1.1».
- произведено первичное заполнение базы товаров штрихкодами для запуска.
В результате выполнения проекта холдинг автоматизировал деятельность 18 торговых точек и центрального склада.
Автоматизация позволила оперативно получать сведения о выручке торговых точек, ускорить получение торговыми точками новых цен на товары, оптимизировать документооборот в связи с автоматической загрузкой отчетов о продажах.
Также автоматизация позволила поддерживать актуальные товарные запасы на всех торговых точках и оперативно их пополнять в случае необходимости.
Первоначально деятельность клиента была автоматизирована с использованием сторонней системы. Однако закрытость системы не позволила реализовывать потребности в автоматизации учета.
Было принято решение об автоматизации учета на базе системы «1С:Предприятие 8». Для выполнения указанной задачи я обратился в компанию «Portal-Z», г. Пятигорск. Специалистами «Portal-Z» было проведено обследование и предложено решение на базе программы «1С:Розница» как первый этап автоматизации.
В ходе выполнения проекта специалистами исполнителя были выполнены следующие работы:
- установка и настройка сервера;
- установка второго кассового места;
- формирование перечня товаров и установка цен;
- обучение персонала;
- подключение торгового оборудования: сканер ШК, весы с печатью этикеток, кассовые аппараты.
Был реализован блок формирования заказа на производство на изготовление кулинарных изделий в ночную смену. Исполнителем была произведена доработка программ «1С:Розница» под потребности клиента: формирование весового кода товара, формирование артикула товара в зависимости от товарной группы, интерфейсные изменения РМК кассира. Разработан блок авансовых отчетов для «1С:Розница»
Был разработан план автоматизации производственного блока и финансового контроля с использованием программ «1С:Общепит» и интеграцией его с розничным звеном.
В результате выполнения проекта я имею возможность получать оперативную и полную информацию о результатах работы торговых точек. Скорость обслуживания покупателей выросла. Учет движения денежных средств и расчетов с поставщиками теперь автоматизирован в полном объеме.
продуктами питания и средствами бытовой химией ведется как оптом, так и в розницу, причем в зависимости от количества товара зависит цена. Появилась необходимость иметь возможность в одном розничном кассовом чеке применить разные виды цен к некоторым строкам документов. Для избегания ошибок, неточностей было необходимо не давать кассиру возможности редактировать цену, устанавливая её значение, а обеспечить именно выбор типа цен.
Для решения поставленной задачи была создана доработка «Рабочее место кассира: выбор типа цен для некоторых позиций чека». В результате реализованных доработок кассир, при пробитии чека, теперь имеет возможность установить вручную тип цен для текущей позиции.
Данное решение позволило оперативно изменять цены в пробиваемых чеках, ускорить обслуживание покупателей. В результате компания получила серьезное конкурентное преимущество за счет гибкости установки цен в чеке.
Программные продукты: 1С: Розница 8. ПРОФ.
Количество автоматизированных рабочих мест: 1.
Длительность проекта: 1 мес.
В 2019 году специалисты консалт-бюро «Portal-Z» провели работы по внедрению и запуску программного продукта «1С:Управление торговлей 11». Работа в программе позволила сократить временные затраты на ведение учета, формирование отчетности, упростился механизм принятия управленческих решений, позволило вести учет в соответствии с современными нормами и требованиями законодательства.
В ходе автоматизации на программном продукте «1С:Управление торговлей 11» появилась необходимость при оформлении продажи, а именно при приеме оплаты, большого количества действий кассиром. Была поставлена задача по оптимизации этого участка работы.
В ходе решения поставленной задачи специалистами Portal-Z было проведено обследование, какие операции выполняет кассир, а также продумана схема по упрощению порядка действий посредством написания доработки в программе.
В результате внесенных доработок изменился порядок работы кассира. Вместо большого количества действий кассир теперь только сканирует штрих-код накладной, выбирает форму оплаты, после чего сразу пробивается кассовый чек на кассовом аппарате. Существенным плюсом данного решения является то, что при этом автоматически создается корректно заполненный приходно-кассовый ордер.
В результате внедрения данной доработки эффективность работы кассира увеличилась, сократилось количество возможных ошибок при заполнении документов, повысилась скорость обслуживания клиентов.
Программные продукты: 1С: Управление торговлей ПРОФ 8.
Количество автоматизированных рабочих мест: 2 (рабочее место кассира и бухгалтера).
Длительность проекта: 1 мес.
Деятельность была автоматизирована с использованием типового решения «1С:Розница 8».
Несмотря на полную автоматизацию деятельности, с течением времени руководителю стало не хватать оперативности в получении итогов дня. Требовалось обзванивать торговые точки, получать от них информацию о результатах продаж. Это было не всегда результативно и, кроме того, требовало временных затрат. Было принято решение повысить удобство и ускорить работу с помощью доработок.
Было предложено современное решение в виде получения уведомлений о закрытии смены в мессенджер Telegram. Кроме текстового сообщения в уведомлении поступает файл pdf с печатной формой отчета о продажах.
Специалисты Portal-Z выполнили внедрение качественно и в оговоренные сроки.
Внедренное решение позволило руководителю всегда иметь актуальную информацию о продажах и исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Автоматическое формирование pdf файла с печатной формой отчета о продажах способствует корректному ведению документооборота.
Программные продукты: 1С: Розница ПРОФ.
Количество автоматизированных рабочих мест: 1.
Длительность проекта: 1 мес.
Ассортимент, насчитывающий свыше 14 тысяч самых разнообразных товаров, ориентирован как на розничных и оптовых покупателей, так и на корпоративных заказчиков.
Задача: оперативно получать информацию о поступающих оплатах от клиентов. Такие средства как СМС уведомления были неудобны, потому что все сотрудники опираются на информацию, отраженную в учетной системе. Технология Директ Банк, реализованная в существующих программных продуктах 1С, значительно упростила работу с банком. Однако требовалось постоянное участие человека для получения выписки из банка.
Для решения поставленной задачи было предложено автоматизировать получение Выписок из банка.
В результате выполнения работ была внедрена обработка обмена с установленным интервалом проверки. Таким образом, в информационной базе поддерживается актуальная информация о платежах, причем временные затраты на подготовку данной необходимой информации уменьшились.
Программные продукты: «1С:Управление торговлей 8. ПРОФ».
Количество автоматизированных рабочих мест: 1.
Длительность проекта: 1 мес.